Einleitung

Willkommen in der Dokumentation von ParkWIN. Diese Dokumentation dient als zentrale Anlaufstelle für alle Informationen rund um die Nutzung, Konfiguration und Funktionsweise der webbasierten Anwendung.

Die Software wurde entwickelt, um Parkplätze an Flughäfen und Häfen optiomal zu verwalten und bietet dabei eine online Buchungsfunktion an. Sie richtet sich an Parkplatzbetreibern und ist so konzipiert, dass sie intuitiv, sicher und flexibel einsetzbar ist.

In dieser Dokumentation finden Sie:

• eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen,
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Nutzung,
• sowie weiterführende Informationen und Best Practices.

Die Inhalte werden kontinuierlich aktualisiert, um den aktuellen Stand der Software widerzuspiegeln.

Suche

Die Suche dient dazu, Buchungen zu finden. Sie können entweder anhand bestimmter Felder suchen, z. B. nach Buchungsnummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Kennzeichen. Alternativ ist auch eine Suche nach der Parkzone, in der das Fahrzeug abgestellt ist, sowie nach einem Buchungs- oder Aufenthaltsdatum möglich.

Eingehende und Ausgehende Fahrzeuge

Das System bietet sowohl eine grafische als auch eine tabellarische Übersicht über alle ein- und ausgehenden Fahrzeuge innerhalb eines frei definierbaren Zeitraums.
Die Ansicht lässt sich flexibel filtern, zum Beispiel nach Zeitraum, Fahrzeugtyp oder Status.

So behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Fahrzeugbewegungen und haben gleichzeitig die aktuelle Auslastung klar und übersichtlich im Blick.

Abholungen

Auf dieser Seite werden alle Kunden angezeigt, die eine Abholung vom Terminal wünschen. Sobald ein Kunde sein Gepäck erhalten hat, meldet er sich telefonisch.
In der Fahrerliste kann mit einem Klick vermerkt werden, dass der Kunde zur Abholung bereit ist.

Diese Ansicht ist speziell für den operativen Einsatz konzipiert und kann sowohl auf einem großen Bildschirm (z. B. im Büro auf einem TV-Gerät) als auch auf einem Tablet aufgerufen werden. Die Seite aktualisiert sich automatisch alle 15 Sekunden, sodass jederzeit ein aktueller Überblick gewährleistet ist.

So ist auf einen Blick ersichtlich, welcher Kunde aktuell abgeholt werden möchte und mit wie vielen Personen die Abholung erfolgt.

Aus Datenschutzgründen werden hier keine Daten angezeigt.

Importieren von Buchungen

Sollte das System aus welchem Grund auch immer kurzzeitig nicht erreichbar sein, werden eingehende Buchungen automatisch in einer Zwischentabelle auf der Website gespeichert. Dadurch gehen keine Kundeneingaben verloren.

Die gespeicherten Buchungen können im Anschluss einfach per Copy & Paste nachträglich in das System importiert werden. So ist auch im Ausnahmefall eine vollständige und saubere Nachverarbeitung gewährleistet.

Dieser Bereich ist in erster Linie für den internen Einsatz vorgesehen, kann auf Wunsch jedoch auch vom Parkplatzbetreiber genutzt werden. In der Praxis war dies bislang nur in sehr seltenen Fällen notwendig – in den letzten zehn Jahren lediglich wenige Male –, da das System insgesamt eine sehr hohe Stabilität und kaum Ausfallzeiten aufweist.

Berichte

Offene Annahmen

Hier werden die Annahmen, die noch offen sind für den Tag angezeigt.

Offene Rückgaben

Das selbe gilt für die offenen Rückgaben

Abrechnungen

Abrechnungen werden erstellt, um beispielsweise zu überprüfen, ob die Tageskasse stimmt. Kunden können bei der Buchung festlegen, ob sie den Betrag online, bar vor Ort oder per Karte bezahlen möchten. Abrechnungen dienen dazu, die Tageskasse mit den zu erwartenden Einnahmen abzugleichen. Falls eine Buchung nicht oder nur teilweise bezahlt wurde, wird dies spätestens in der Abrechnung deutlich. In der Regel sollte dies jedoch nicht vorkommen, da bereits bei der Rückgabe des Fahrzeugs in der Fahrerliste über ein Ampelsystem angezeigt wird, ob die Buchung vollständig bezahlt wurde.

Bei Bedarf kann eine Abrechnung auch ausgedruckt werden. Sie stellt gleichzeitig eine Übersicht über alle in diesem Zeitraum generierten Einnahmen dar. Dabei wird zwischen Bareinnahmen, Online-Zahlungen und Kartenzahlungen unterschieden.

Abrechnungskontrolle

Eine Abrechnungskontrolle dient – wie der Name bereits sagt – der Überprüfung der Einnahmen, die an einem Tag erwartet werden, im Vergleich zu den tatsächlich eingegangenen Zahlungen. Ist eine Spalte fehlerhaft oder weist Abweichungen auf, wird sie rot hervorgehoben.

Annahme- und Abgabescheine erstellen

Hier ist es möglich, für einen gewissen Tag, alle Annahme und Abgabescheine (falls man mit Papieren arbeitet) zu erstellen. Diese werden dann automatisch nacheinander ausgedruckt.

Zahlungsüberprüfung

Eine Zahlungsüberprüfung dient dazu, alle an einem bestimmten Tag getätigten Zahlungen zu kontrollieren. Dabei wird tabellarisch dargestellt, ob eine Zahlung wie erwartet vollständig verbucht wurde oder ob sie unvollständig ist.

Zahlungseingänge

Tabellarische Ausgabe aller Zahlungseingänge in diesem Zeitraum mit der Option, diese als CSV herunterzuladen.

Rechnungen

Rechnungen werden automatisch per Knopfdruck erstellt. Rechnungen können aber auch bearbeitet werden oder individuelle Rechnungspositionen können hinzugefügt werden. Per Knopfdruck lassen sich Rechnungen per E-Mail raussenden.

Alle Rechnungen

Übersicht über alle Rechnungen, die im System erstellt wurden. Rechnungen können über die Suche gefunden werden.

Offene Rechnungen

Übersicht der Rechnungen, zu denen keine Zahlungseingänge existieren. Grundsätzlich muss jede Rechnung einen Zahlungseingang in Höhe der Rechnungssumme aufweisen. In dieser Übersicht werden alle Rechnungen angezeigt, bei denen die Summe der Zahlungseingänge nicht mit der Rechnungssumme übereinstimmt.

Benutzer

Stammkunden

Stammkunden sind registrierte Kunden, die sich über die Webseite mit ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort anmelden können. Ein Kunde kann während des Buchungsprozesses als Stammkunde registriert werden oder alternativ im Backend manuell als Stammkunde angelegt werden.

Stammkunden profitieren von einem vereinfachten Buchungsprozess, da ihre persönlichen Daten bereits im Voraus hinterlegt und automatisch ausgefüllt sind. Zusätzlich können ihnen individuelle prozentuale Rabatte zugewiesen werden, die bei zukünftigen Buchungen automatisch berücksichtigt werden.

User

User sind interne Benutzer des Systems, wie Mitarbeitende oder Administratoren, die sich direkt im System anmelden und damit arbeiten. Der Zugang erfolgt über einen persönlichen Benutzernamen bzw. eine E-Mail-Adresse und ein Passwort.

User werden im System angelegt und verwaltet und besitzen – je nach Rolle – unterschiedliche Berechtigungen. Sie nutzen das System zur täglichen Arbeit, beispielsweise zur Verwaltung von Buchungen, Kunden, Abrechnungen und weiteren systemrelevanten Funktionen.

Partnerschaften

Partnerschaften sind spezielle Accounts, die sich über die Webseite anmelden. Ein Partnerschafts-Account kann beispielsweise ein Reisebüro sein, das Parkplätze auf Provisionsbasis vermittelt und verkauft.

Partner müssen nicht zwingend gesonderte Konditionen für die Buchungen haben, verfügen jedoch über einen festgelegten Provisionswert. Auf Basis dieses Provisionswertes werden die vermittelten Buchungen erfasst. Die Abrechnung der Provisionen erfolgt in der Regel monatlich über eine separate Abrechnung, in der der Partner für seine Vermittlungsleistungen vergütet wird.

Conversion

Conversion beschreibt eine Form der Partnerzuordnung ohne Benutzerkonto oder Login. In diesem Fall verweist beispielsweise eine externe Webseite über einen speziellen Conversion-Link auf die eigene Webseite.

Klickt ein Kunde auf diesen Conversion-Link, gelangt er auf die ganz normale Buchungsseite für Parkplätze. Die Webseite unterscheidet sich dabei nicht von der regulären Seite. Im Hintergrund wird jedoch ein Cookie gespeichert, sodass das System erkennt, dass dieser Kunde über einen bestimmten Partner vermittelt wurde.

Auf Basis dieser Zuordnung kann der entsprechende Partner provisioniert werden. Dabei können sowohl prozentuale Vergünstigungen für den Kunden als auch Provisionswerte für den Partner hinterlegt werden.

Rechte

Das Rechtesystem dient dazu, festzulegen, welche Funktionen und Bereiche des Systems von einem Mitarbeiter genutzt werden dürfen. Für jeden User können individuelle Rechte definiert werden, die genau bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind und welche nicht.

Auf Basis dieser Rechte werden dem Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Funktionen angezeigt. Nicht erlaubte Bereiche oder Menüpunkte werden automatisch ausgeblendet. Dadurch wird das System übersichtlicher, sicherer und auf die jeweilige Rolle des Mitarbeiters zugeschnitten.

Mahnungen

Nicht angereiste Kunden

Nicht angereiste Kunden können angemahnt werden. In diesem Bereich wird eine Liste aller Kunden angezeigt, die nicht angereist sind und bislang keine Mahnung erhalten haben.

Auf Grundlage der AGB und der geltenden Stornierungsbedingungen kann in solchen Fällen beispielsweise ein Betrag von 50 % der Buchungssumme verlangt werden, sofern keine ordnungsgemäße Stornierung erfolgt ist.

Über das System kann für diese Kunden ein Mahnprozess eingeleitet werden, um die ausstehende Forderung geltend zu machen.

Offene Mahnungen

In diesem Bereich werden alle Mahnungen angezeigt, die noch offen sind. Sobald eine Mahnung bezahlt wurde, kann sie als bezahlt markiert und automatisch ins Archiv verschoben werden.

Die Übersicht enthält alle aktuell laufenden Mahnungen, die noch nicht beglichen wurden. Zusätzlich steht eine Historie zur Verfügung, aus der hervorgeht, wann der Kunde zuletzt angeschrieben wurde und wie viele Mahnungen er bereits erhalten hat.

Auf dieser Basis kann entschieden werden, ab welchem Zeitpunkt eine Mahnung an ein Inkassounternehmen übergeben werden soll.

Statistik

Buchungen

Hier erhalten Sie eine übersichtliche Auswertung Ihrer Buchungen. Über einen frei wählbaren Zeitraum können Sie genau nachvollziehen, wie viele Buchungen beispielsweise über Ihre eigene Website oder über Parkplatz-Vergleichsportale generiert wurden.

Sprachen & Städte

Hier erhalten Sie eine übersichtliche Auswertung nach Sprachen und Städten. Über einen frei wählbaren Zeitraum können Sie nachvollziehen, in welchen Sprachen Kunden gebucht haben und aus welchen Städten sie stammen.

Diese Analyse ist besonders effektiv für Marketing und Werbung, da sie aufzeigt, welche Sprachen am häufigsten genutzt werden und aus welchen Regionen der Großteil Ihrer Kunden kommt.

Jahrsübersicht

In der Jahresstatistik geben Sie einfach das gewünschte Jahr ein und erhalten anschließend eine tabellarische Übersicht Ihrer Einnahmen – übersichtlich monatlich aufgeschlüsselt.

Service & Dienstleistungen

In der Auswertung für Services und Dienstleistungen sehen Sie auf einen Blick, welche Services am häufigsten gebucht werden, zum Beispiel Shuttle-Service, Valet-Service oder Selbstparker.

Zusätzlich erhalten Sie eine Übersicht darüber, welche Zusatzleistungen am meisten hinzugebucht werden, etwa verschiedene Fahrzeugwäschen, ein Volltankservice oder weitere optionale Leistungen.

Darüber hinaus zeigt die Statistik, welche Parkarten am häufigsten gebucht werden, sodass Sie Nachfrage und Angebot optimal aufeinander abstimmen können.

Parkzonen

Parkzonen Übersicht

In der Übersicht der Parkzonen verwalten Sie Ihre physischen Parkflächen strukturiert und übersichtlich. So können Sie beispielsweise festlegen, dass Ihnen 50 Außenparkplätze und 170 Tiefgaragenstellplätze zur Verfügung stehen.

Für jede Parkzone lassen sich individuelle Preise definieren. Darüber hinaus können Parkzonen angelegt werden, die nicht über die Website buchbar sind und ausschließlich internen Zwecken dienen, etwa zum Verschieben oder Umparken von Fahrzeugen.

Innerhalb jeder Buchung ist jederzeit ersichtlich, in welcher Parkzone sich das jeweilige Fahrzeug befindet, sodass Sie stets den vollständigen Überblick über Ihre Parkplatzbelegung behalten.

Auslastung

In der Auslastungsübersicht wird die Belegung der gesamten Parkzonen grafisch dargestellt. So erkennen Sie auf einen Blick, wie stark Ihre Parkflächen aktuell oder in einem gewählten Zeitraum ausgelastet sind.

Die Auslastung kann entweder manuell verwaltet werden oder vollständig dem System überlassen werden. In diesem Fall steuert das System die Verfügbarkeit automatisch und verhindert weitere Buchungen, sobald eine Parkzone vollständig ausgelastet ist.

Webseiten

In der Webseiten-Übersicht verwalten Sie beliebig viele Webseiten innerhalb des Systems. Für jede Website können individuelle Preisstrukturen hinterlegt werden.

Darüber hinaus lassen sich je Website unterschiedliche Texte, Services und Dienstleistungen definieren. So können Inhalte und Angebote gezielt auf verschiedene Zielgruppen, Märkte oder Vertriebskanäle abgestimmt werden.

Annahme- und Abgabestopp

Mit dem Annahme- und Abgabestopp können gezielt Zeiträume definiert werden, in denen keine Fahrzeugannahmen oder -rückgaben stattfinden sollen – zum Beispiel, wenn der Parkplatz an einem bestimmten Tag geschlossen ist.

Während dieses Zeitraums können Fahrzeuge zwar weiterhin geparkt bleiben, es sind jedoch keine Übergaben oder Rückgaben möglich. Der Annahme- und Abgabestopp lässt sich flexibel für einzelne Tage oder Zeiträume anlegen.

Versucht ein Kunde eine Buchung vorzunehmen, bei der die Annahme oder Rückgabe in diesen Zeitraum fällt, wird die Buchung vom System automatisch verhindert und der Kunde erhält eine entsprechende Hinweismeldung.

Buchungsstopp

Mit dem Buchungsstopp können Sie Zeiträume definieren, in denen Ihr Parkplatz vollständig ausgebucht ist. Für diesen Zeitraum werden keine neuen Buchungen mehr angenommen.

Alle Buchungsanfragen, die sich mit dem definierten Zeitraum überschneiden, werden vom System automatisch abgelehnt. Der Kunde erhält dabei eine entsprechende Information, dass für den gewählten Zeitraum keine Verfügbarkeit besteht.

Preislisten

Im System lassen sich Preislisten flexibel verwalten. Zunächst werden Standardpreise definiert, die als Grundlage für alle Parkzonen gelten.

Darauf aufbauend können Sie beliebig viele Sonderpreislisten anlegen. Diese gelten jeweils für fest definierte Zeiträume und dürfen sich nicht überschneiden, um eine klare und eindeutige Preislogik sicherzustellen. So können Sie beispielsweise für die Sommerphase separate Preislisten erstellen – etwa eine eigene Preisliste für den Juli und eine weitere für den August. Auf diese Weise passen Sie Ihre Preise flexibel an saisonale Nachfrage an.

Bewertungen

Bewertungen können im System optional aktiviert werden. Nach jeder erfolgreichen Buchung erhält der Kunde – sofern gewünscht – automatisch eine E-Mail mit der höflichen Bitte, die Dienstleistung zu bewerten.

Die abgegebenen Bewertungen lassen sich im Backend prüfen, freischalten und kommentieren. Nach der Freigabe werden die Bewertungen direkt auf der Website angezeigt und tragen so zur Transparenz und Vertrauensbildung bei.

Gutscheine

Im System können Gutscheincodes einfach erstellt und verwaltet werden. Diese lassen sich flexibel einsetzen, zum Beispiel für Aktionen, Rabatte oder Marketingkampagnen.

Zusätzlich behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, wie oft ein Gutscheincode verwendet wurde. So können Sie den Erfolg Ihrer Gutscheine transparent auswerten und gezielt steuern.

Einstellungen

• Mehrwertsteuersatz
• Mahnungsprozentsatz (X% des Betrags als Mahnsumme, wenn Kunde nicht erscheint)
• Stammkunden automatisch X% Rabatt gewähren
• Verhindere die Kombination vom Stammkundenrabatt und Gutscheincode (Ja/Nein)
• Stammkundenrabatt erst ab Buchung X geben (Der Kunde kriegt z.B. erst ab der dritten Buchung einen Stammkundenrabatt)
• Aufpreise
  • Aufpreise für Buchungen, die kurzfristig innerhalb 24 Stunden eingehen (Ja/Nein)
  • Aufpreis Flughafengebühr
• Buchungshistorie (Buchungshistorie ein- und ausschalten)
• Anwendung von Gutscheincodes aktivieren / deaktivieren
• Kunden ermöglichen, Buchungen selbst nachträglich zu bearbeiten
• Danke E-Mails automatisch nach Rückgabe des Fahrzeugs senden (animiert den Kunden, die Dienstleistung zu bewerten. Alternativ können diese mit einem Knopfdruck gesendet werden)
• Mahnungen automatisch versenden (Ja/Nein)
• Stornierungsmöglichkeit für den Kunden bereits in der E-Mail ausgeben
• Zahlungswunsch im Buchungsformular anzeigen
• Stornierungsbestätigungen automatisch per E-Mail raussenden
• Zusätzliche E-Mail Benachrichtung, wenn eine neue Buchung eingeht
• Aufpreis bei Shuttle Service verlangen, wenn mehr als X Personen kommen
• Für eine gewisse Parkzone eine eigene Buchungsbestätigung anzeigen (anderer Text)

Buchungshistorie – transparente Nachverfolgung aller Änderungen

Die Buchungshistorie ermöglicht eine lückenlose Dokumentation aller Änderungen, die an einer Buchung vorgenommen werden. Sobald eine bestehende Buchung angepasst wird – zum Beispiel durch das Ändern der Handynummer, des Status oder das Hinzufügen neuer Informationen – wird diese Änderung automatisch und in Echtzeit in der Historie gespeichert.

Dabei ist jederzeit nachvollziehbar:

• wer die Änderung vorgenommen hat
• wann (Datum und Uhrzeit) die Anpassung erfolgt ist
• welcher Wert zuvor hinterlegt war
• welcher neue Wert eingetragen wurde

So lässt sich transparent und zuverlässig nachverfolgen, wer an einer Buchung gearbeitet hat und welche Informationen geändert wurden. Auch Preisänderungen werden vollständig protokolliert. In der Buchungshistorie ist klar ersichtlich, welcher Preis zuvor galt und welcher Preis anschließend hinterlegt wurde.

Bei Bedarf kann die Buchungshistorie in den Einstellungen deaktiviert werden. Dadurch bleibt die Nutzung flexibel und kann individuell an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden.